Beratung abgestimmt auf Phasen von Organisationen

Organisationen durchlaufen während Ihres Bestehens verschiedene Phasen, die ganz unterschiedliche Anforderungen an die Beratungspraxis stellen.

Eine Organisation, ein Unternehmen, eine Gesellschaft wird in der Regel durch einen oder zwei Gründer ins Leben gerufen. Zu Beginn sind die Abläufe sind informell, Entscheidungen werden auf Zuruf gefällt, es wird viel improvisiert, oft sind Geldmittel knapp (Pionierphase). Dies ist rechtlich gesehen die Vorgründungs- und Gründungsphase.

Die Pionierphase, der Beginn eines Unternehmens

Trotz allen operativen Anforderungen und Notwendigkeiten, die zu Beginn im Vordergrund stehen, ist es elementar zumindest die fundamentalen Absprachen untereinander in einem Gesellschaftsvertrag zu klären und vertraglich zu regeln um möglichen späteren Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Wer erbringt welche finanziellen und welche Tätigkeits-Beiträge. Wie werden mögliche Gewinne verteilt, welche Vision verbindet die Gründer mittel- und langfristig? Unter welchen Voraussetzugen ist ein Ausscheiden möglich und was sind die Folgen? Wer hat welche Kompetenzen und wie werden Entscheidungen getroffen? Ratsam ist hier vorsorgend mehr Zeit zu investieren, gegenseitige Erwartungen zu klären und vertraglich zu vereinbaren.

Zweckmäßig, da einfach und flexibel scheint oft die Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB Gesellschaft) (LINK: BGB Gesellschaft).

Soll die persönliche Haftung der Gesellschafter beschränkt werden auf das Gesellschaftsvermögen bietet sich die Gründung einer GmbH an (LINK: GmbH).

Wenn das Unternehmen wächst, komplizieren sich die Abläufe und mit der Personenanzahl die Kommunikationsform- und wege. Formalisierung ist notwendig, das frühere Improvisieren klappt nicht mehr, Abläufe wollen geregelt, Rollen etabliert, Hierarchien eingeführt, Kapitalbedarf für anstehende Investitionen will gedeckt werden. Entsprechende Strukturen, Regeln, Vereinbarungen, Verträge und (Rechts-)Formen zu schaffen sind die Anforderungen in der Differenzierungsphase.

Der Übergang in diese Phase und deren Gestaltung ist für Organisationen rechtlich, organisatorisch und zwischenmenschlich eine besondere Herausforderung. Die entstandenen und die notwendigen Veränderungen bergen Reibungspotential, der Abschied von Gewohntem fällt schwer, renitente Kräfte wirken gegen notwendige Neuerungen. Diese Phase bedarf besonderen Augenmerks, es werden die Grundsteine für die langfristige Zukunft des Unternehmens gelegt. Eine professionelle Begleitung scheint hier unerlässlich und ist jedenfalls eine essentielle Hilfestellung um das Unternehmen den Anforderungen der Zukunft entsprechend zu gestalten.

Typischer Weise werden hier neben den Abläufen auch die rechtlichen Strukturen erneuert, z.B. in Form einer Umwandlung von einer Personen zu einer Kapitalgesellschaft, neue Partner oder Investoren werden aufgenommen durch entsprechende Anteilskäufe und Kapitalerhöhungen (s. Umstrukturierung und Umwandlung).

Sollte der Eintritt in diese Phase “verpasst” worden sein, äußert sich dies regelmäßig in Konflikten innerhalb von Teams oder Unternehmensinhabern. Dann zeigen sie strukturelles Veränderungspotential an und sind damit Treibstoff für die notwendigen Veränderungen.

Während der Integrationsphase werden die neu geschaffenen Strukturen und Abläufe in die Praxis und den Alltag des Unternehmens integriert, neue Kommunikationswege gefestigt. Auch das Lernen neuer Muster braucht Zeit und es kann immer wieder zu Reibungen und Spannungen kommen. Eine weitere Begleitung des Unternehmens hilfreich, wie z.B. Workshops für Teams, um die Veränderungen reibungslos umzusetzen. Auch eine Feinabstimmung der neuen Strukturen sollte regelmäßigen Abständen erfolgen.

Wenn diese Umwälzung und Neustrukturierung der Organisation gemeistert ist, tritt das Unternehmen in die Assoziationsphase. Es vernetzt sich mit Kooperationspartnern und anderen Organisationen und Unternehmen, vergleichbar mit einem lebendigen Organismus in sozialer Interaktion. In dieser Phase konzentriert sich die Beratung auf die Gestaltung der externen Vertragsbeziehungen und/oder der Gründung von Dachorganisationen wie Holding-Gesellschaften.